5 metode de productivitate

Încerci mereu să faci multe lucruri și la sfârșitul unei zile de muncă realizezi că nu ai reușit să finalizezi ce ți-ai propus? Ai liste numeroase cu ce ai de făcut și nu reușești niciodată să termini la timp?

Fiecare persoană productivă are un sistem, o metodă, un proces pentru ca să-și finalizeze sarcinile. Nu poți fi productiv dacă nu ai o metodă, fie ea inventată de altcineva, fie o metodă proprie.

Îți prezentăm mai jos 5 dintre cele mai cunoscute metode de creștere a productivității ca să poți alege metoda protrivită pentru a-și crește productivitatea.

Te invităm și pe grupul Antreprenoare să discutăm și alte metode în Luna Productivității.

1. Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done (GTD) sau obținerea de lucruri – este creația lui David Allen, asa cum se explică în cartea sa, “Metoda GTD. Arta productivității fără stres”.

Cum funcționează metoda GTD(Obținerea de lucruri)?

Procesul începe prin golirea masivă a minții de lucrurile și sarcinile posibile și imposibile din mintea ta.

Odată ce toate sarcinile sunt puse pe hârtie, poți începe să le faci.

Obținerea de lucruri de făcut este modus operandi pentru mulți oameni de succes.

Allen acoperă 6 zone de focus:

1. Acțiuni curente

2. Proiecte curente

3. Domenii de responsabilitate

4. Obiective de 1-2 ani

5. Obiective 3-5 ani

6. Scopul vieții

Odată ce toate sarcinile tale sunt prezentate și organizate într-una din aceste 6 categorii, poți începe să le elimini.

Lucrurile care nu iau mult timp ar trebui să se facă în curând. (“Dacă durează mai puțin de două minute, atunci fă-o acum.”)

Lucrurile care durează mult timp, cum ar fi un proiect major, trebuie împărțite într-o serie de proiecte mai mici și mai rapide.

Avantajele metodei de productivitate GTD

Metoda GTD(Obținerea de lucruri) are avantajul de a vă controla întreaga viață.

Inconvenientele metodei de productivitate GTD

Timpul de pornire, care este necesar, poate fi dificil pentru unii oameni, iar implementarea poate fi complicată.

Cum putem implementa metoda GTD?

2. Pomodoro Technique

Pomodoro Technique sau Tehnica Pomodoro este tehnica inventată de un guru al productivității, Francesco Cirillo

Cum funcționează tehnica Pomodoro?

În scopul tehnicii, un pomodoro reprezintă intervalul de timp petrecut la muncă. Numele tehnicii vine de la ceasul de bucătărie, pe care Francesco Cirillor îl folosea pentru a-și eficientiza munca.

Tehnica este relativ simplă. Se folosesc pauzele de 5 minute între reprize de 25 minute de muncă. Reprizele de 25 minute de muncă se consideră timpul ideal pentru a fi productiv.

Există șase pași în tehnica inițială:

1. Decide sarcina de făcut.
2. Setează cronometrul pomodoro la 25 minute
3. Lucrează ce ți-ai propus la pasul 1
4. Încheie lucrul când sună cronometrul și pune o bifă pe o bucată de hârtie
5. Dacă ai mai puțin de 4 bife, fă o pauză scurtă de 3-5 minute și apoi întoarce-te la pasul 2.
6. Dacă ai mai mult de 4 bife de control, fă o pauză mai lungă de 15-30 minute, șterge bifele și mergi la pasul 1.

Este important ca pauzele de 5 minute să fie petrecute în afara spațiului de lucru, ele favorizând asimilarea.

Pauzele mai lungi, cele de 15-30 minute, la sfărșitul unui set de 4 sarcini îndeplinite sunt importante. Înseamnă că iei o pauză mai lungă la 2 ore de muncă.

În felul acesta, poți să reduci impactul întreruperilor interne și externe asupra focusului și flow-ului de muncă. Totuși, dacă intervin întreruperi în timpul unei activități pomodoro, întreruperea trebuie înregistrată și amânată. Tehnica este aceea de informare – negociere – programare – reia și activitatea întreruptă trebuie abandonată.

Dacă sarcina s-a îndeplinit înainte de trecerea timpului, acesta nu trebuie irosit. Ce poți să faci în timpul rămas:

• Examinează și corectează sarcina pe care tocmai ai finalizat-o
• Verifică lista sarcinilor viitoare pentru următoarele perioade de timp pomodoro planificate și începe să reflectezi sau să actualizezi aceste sarcini
• Finalizează unele sarcini de administrare sau care pot fi făcute rapid și care nu necesită concentrare
• Examinează activitățile din punct de vedere al învățării – ce am învățat? Ce aș putea face mai bine sau altfel?
• Ieși din acest bloc pomodoro

Etapele planificării, urmăririi, înregistrării, procesării și vizualizării sunt fundamentale pentru tehnică.

3. Zen to Done (ZTD)

Zen to Done – pionierat de Leo Babauta, este explicat în cartea sa Zen to Done. Premisa este următoarea: “Este vorba de obiceiuri și de acțiuni, nu de sistem sau de unelte”.

Tehnica Zen to Done te învață cum să adopți o abordare simplă pentru îmbunătățirea productivității, încurajându-te să te concentrați pe formarea unui singur obicei la un moment dat.

În ansamblu, tehnica sugerează formarea a 10 obiceiuri care să crească productivitatea. Leo Babauta le-a redus substanțial, la ceea ce el numeșste Minimalist ZTD. Iată care sunt cele 4 obiceiuri de bază ale sistemului:

• Colectează: scoate ideile din creier și pune-le pe hârtie.
•  Procesează: revizuiește zilnic lista și decide cum să acționezi pentru fiecare punct de pe listă.
• Planifică: alege câteva sarcini cu prioritate înaltă pe care să le îndeplinești în fiecare săptămână și în fiecare zi.
• Fă: programează timpul pentru a realiza doza selectată fără întreruperi.

Recomandarea este să alegi un singur pas, să îl execuți timp de 30 de zile, până devine un obicei, și apoi să treci la următorul din listă, astfel că în 4 luni ai să reușești să îți formezi toate cele 4 obiceiuri pentru a fi productiv.

4. Don’t Break the Chain – Nu rupe lanțul

Acest sistem, inspirat de Jerry Seinfeld, se concentrează pe succesul creativ. A ajutat oamenii în ocupații creative să devină mai sistematici și mai disciplinați în îndeplinirea sarcinilor lor.

Fă ceva legat de meseria ta în fiecare zi, oricât de mică este acțiunea.

În felul acesta, te angajezi să întreprinzi în fiecare zi o mică acțiune spre un obicei mai mare pe care doreștă să-l dezvolți.

Fără excepții!

Chiar dacă înseamnă să acorzi doar câteva minute acestei activități.

Serios.

Și, când te simți obosit, fără chef, fără timp, gândește-te la ce vrei să întreprinzi și lasă totul și acordă câteva minute activității.

Și, nu rupe lanțul acesta, și continuă.

De exemplu, dacă vrei să scrii o carte, scrie puțin câte puțin în fiecare zi.

Marchează într-un calendar, zilele în care ai reușit să întreprinzi acțiunea. Rămâi consistent în îndeplinirea acțiunii, chiar dacă nu e perfectă.

5. A Hybrid, or Custom Personal Method – O tehnică personală, hibridă sau personalizată

Dacă ai încercat mai multe metode și ele nu au funcționat pentru tine așa cum ți-ai dorit, folosește metoda hibridă, customizată. Îmbină tehnicile de productivitate prezentate mai sus, adaptează-le nevoilor tale, folosește instrumente care te ajută să fii productivă. Respiră și re-încearcă!

Care metodă de productivitate e preferata ta și de ce?